Fasen in acquisitie

Acquisitie kent een aantal fasen. De onderliggende basis van de acquisitieactiviteiten namens 3TU.Datacentum is het bestaande communicatie- & acquisitieplan.

Hieronder staan de stappen die vervolgens vanuit de bibliotheek(medewerker) gezet kunnen worden om de match tussen vraag en aanbod te realiseren.

• Doe desk research
  Kies een vak, sectie, onderzoeksgroep met onderzoek dat aan de selectiecriteria voldoet. Waar is de groep mee bezig? Waar publiceren ze? Wat zijn de impact factoren van de tijdschriften waarin ze publiceren? Kies belangrijke, invloedrijke publicaties uit en bekijk welk deel al in een repository aanwezig is. Dit kan een gevoel geven over de cultuur binnen een onderzoeksgroep. Het is geen gouden regel, maar als wetenschappelijke artikelen al open access gepubliceerd worden dan is de betreffende onderzoeksgroep wellicht ook eerder geneigd/bereid de onderliggende onderzoeksdata open access te publiceren. Data opslag is dan een verdieping van open access uitgeven.
  
  Een voorbeeld van desk research:
  
  Jaap de Lange heeft in een verkennend literatuuronderzoek browsend gegeken naar abstracts van wetenschappelijke artikelen. In abstracts staat vaak informatie staat over gebruikte onderzoeksmethoden en die geven een aanwijzing of er sprake is van onderliggende datasets die aan de selectiecriteria van 3TU.Datacentrum voldoen.
  
  
• Doe aan name dropping
  Laat weten dat je data portal bestaat door op verschillende plekken en events de naam voorbij te laten komen. Dat kan in de vorm van een presentatie, een attentie, een gesprek, een poster op een evenement waar onderzoekers komen, etc.  Probeer zowel bottom-up (dicht bij het onderzoek en de onderzoeker) als top-down (op bestuurlijk niveau) acquisitie te doen. Realiseer je dat het effect van je acquisitie activiteiten niet altijd meteen zichtbaar is en blijf herhalen. Het is het totale plaatje dat uiteindelijk maakt of de match tussen onderzoeker en bibliotheekmedewerker tot stand komt.
  Bij name dropping is het van belang dat je beschikt over goed promotiemateriaal. Er zijn een aantal folders beschikbaar waarmee de diensten van 3TU.Datacentrum onder de aandacht gebracht kunnen worden (versie 3TU, versie TUDelft, versie TUEindhoven). Folders over Verrijkte Publicaties en Data Labs zijn in de maak.
  
  
• Volg de actualiteit
  Sluit bijvoorbeeld aan bij de winnaars van onderzoeksgelden, zoals de VENI VIDI, VICI Vernieuwingsimpuls. Bij TU Delft Library is er een voorbeeldbrief aanwezig, die je kunt gebruiken als inspiratiebron. De brief is niet bedoeld als standaard. Acquisitie blijft ten allen tijde maatwerk.
  Een ander voorbeeld: de accountmanagers van TU Delft Library gingen naar een internationaal congres op het gebied van geowetenschappen (European Geosciences Union), presenteerden daar een poster van 3TU.datacentrum en schreven na het congres de TU Delft onderzoekers die bij dit congres waren aan.
  
  
• Maak persoonlijk contact
  Het sturen van een brief/E-mail als eerste contactmoment staat ook wel bekend als koude acquisitie. Op het moment dat jij je diensten onder de aandacht brengt, ben je voor de onderzoeker nog een onbekende. Warme acquisitie betekent dat je jouw diensten aanbiedt aan mensen die je al kent. Soms moet je ze daarvoor eerst léren kennen. Bel, ga langs, verpersoonlijk het contact. Stel jezelf voor, verwijs naar je eigen functie en vertel welke actie je naar deze persoon hebben gebracht. Laat merken dat je je verdiept hebt in het perspectief van de onderzoeker/onderzoeksgroep. En stel vragen zoals:
  
  
  • Wat doet het team op dit moment aan databeheer?
  • Wat zouden ze eigenlijk moeten/kunnen/willen doen?
  • Welke dienstverlening kan dan geboden worden?
  
  Je kunt ook een meer proactieve aanpak kiezen door ze diensten aan te bieden waarvan ze wellicht niet eens wisten dat die er waren. Je kunt dan bijvoorbeeld vragen: Wilt u de zichtbaarheid, citatiescore en impact van uw onderzoek vergroten? (zie ook de 3TU.folder)
  
  
• Professionaliseer
  3TU.datacentrum is een jong dataportal. De fase in de groei van een data portal bepaalt waar het accent van je acquisitie activiteiten zal liggen. De voorbereidende activiteiten moeten langzaam opgenomen worden in de dagelijkse workflow van de bibliotheekmedewerker. Een eenvoudige tip is bijvoorbeeld het aanmaken van een E-mail handtekening speciaal voor mail vanuit 3TU.datacentrum.
  Gaandeweg wordt er kennis en materiaal verzameld over hoe je acquisitie zo efficient mogelijk uit kunt voeren. Zo zijn er bijvoorbeeld voorbeeldbrieven die op een centrale plaats bewaard zouden kunnen worden. Via de leeromgeving kun je de brieven en folders die er nu zijn, nog eens bekijken ter inspiratie.

Als de acquisitie geleid heeft tot een vraag vanuit de onderzoeker/onderzoeksgroep dan treedt de adviesfase in. Deze fase leidt idealiter (via de stappen die nodig zijn) tot het afnemen van een data interview en het uploaden van een dataset in 3TU.Databrowser.