Databeleid

Onder data beleid (data policy) verstaan we het geheel van procedures en richtlijnen dat binnen een instelling of samenwerkingsverband is ontwikkeld voor databeheer, archivering en het delen van onderzoeksdata. Het doel van dit soort beleid is het garanderen van de voordelen van het delen van data, terwijl tegelijkertijd de (mogelijke) risico's worden afgedekt. 

         

 

Om een beeld te krijgen van een algemene data policy, staat hieronder een aantal voorbeelden:


Wat staat er grofweg in een data policy? 

  1. een intentieverklaring dat onderzoeksdata zo snel mogelijk na creatie opgenomen zullen worden in daartoe aangewezen publieke repositories
  2. de belofte dat de instelling zal voldoen aan (inter)nationaal erkende data- en uitwisselingsstandaarden      

3TU.Datacentrum heeft nog geen data policy. Het is een jong dataportal dat zich in eerste instantie gericht heeft op de infrastructuur. TUDelft heeft wel een promotieregelement7 waarin staat dat de promovendus zijn proefschrift bij TUDrepository gedeponeerd moet hebben vóórdat hij promoveert. Het ligt in de verwachting dat dit het komende decennium ook gaat gelden voor de onderliggende datasets. 

Voor NWO subsidies in de Geesteswetenschappen en Maatschappij- en Gedragswetenschappen bestaan zogeheten data contracten8 (document9). Dit contract bevat afspraken over het archiveren en beschikbaar stellen van de data en is bedoeld als kwaliteitswaarborg en om de toegankelijkheid van de data ook op de langere termijn te garanderen. Toegekende subsidies worden door NWO pas uitbetaald nadat er een datacontract tot stand is gekomen.


Data Seal of Approval 

Een data policy is een beleidsstuk van een instelling zelf. Daarnaast kun je jouw data portal ook nog laten keuren door derden en zodoende een datakeurmerk (Data Seal of Approval ) krijgen. Het keurmerk is ontwikkeld door DANS. Elk data portal kan in aanmerking komen voor het datakeurmerk. Met zo'n keurmerk laat je zien dat je volgens derden een trusted digital repository bent, waarbij je er van verzekerd bent dat onderzoeksdata ook in de toekomst gevonden en gedeeld kunnen worden. Nog een stapje verder kun je een ISO 16363 certificaat halen. DANS is daar voor DANS EASY mee bezig10. 

Samenvattend gaat het om de volgende criteria waar onderzoeksdata aan moeten voldoen: 

  • De onderzoeksdata zijn te vinden op het internet
  • De onderzoeksdata zijn beschikbaar 
    (daarbij is rekening gehouden met privacy en intellectueel eigendom)
  • De onderzoeksdata zijn beschikbaar in een bruikbaar formaat
  • De onderzoeksdata zijn betrouwbaar
  • De onderzoeksdata kunnen worden geciteerd

                    

Het datakeurmerk is gebaseerd op het zogeheten OAIS (reference model for an open archival system). 3TU.Datacentrum onderschrijft de principes maar heeft zo'n keurmerk (nog) niet. Er zijn 16 richtlijnen waar je aantoonbaar aan moet voldoen en dat is een berg werk. In de fase waarin 3TU.Datacentrum verkeert, ligt de nadruk nog op het doen van acquisitie vanuit de overtuiging dat een gevuld data portal zonder keurmerk meer overtuigings- en aantrekkingskracht heeft dan een lege mét keurmerk. "Laat maar zien wat je kunt", is het credo.

De richtlijnen geven wel een mooie check om te zien of je je systeem op orde hebt. De werkprocessen (beschrijf hoe je preserveert, wat je doet in geval van een calamiteit, hoe je omgaat met software/hardware en data migratie, hoe lang je toegang garandeert) zijn nog niet volledig omschreven. Wat wel omschreven is zijn de formaten waarvan je het minder waarschijnlijk acht dat die binnen korte tijd weer moeten worden gemigreerd. Dit is passend bij de fase waarin 3TU.Datacentrum zich bevindt. 

Hier11 vind je een lijst van instellingen die al wel over een Data Seal of Approval beschikt. 

 

 

1. BBSRC. (2010). BBSRC Data Sharing Policy. Retrieved 8-12-2011 from http://www.bbsrc.ac.uk/web/FILES/Policies/data-sharing-policy.pdf
2. STFC Scientific Data Policy. Retrieved 8-12-2011 from http://www.stfc.ac.uk/Resources/pdf/STFC_Scientific_Data_Policy.pdf
3. DCC. (2011). UK institutional data policies. Retrieved 8-12-2011 from http://www.dcc.ac.uk/resources/policy-and-legal/institutional-data-policies
4. ECA&D. (2011). Data Policy for ECA&D and E-OBS. Retrieved 8-12-2011 from http://eca.knmi.nl/documents/ECAD_datapolicy_v5.pdf
5.World Data System. (2010). WDS Data Policy. Retrieved 8-12-2011 from http://www.icsu-wds.org/organization/data-policy 
6. KNAW. (2011). Handvat voor het opstellen van een KNAW-datanotitie. Retrieved 8-12-2011 from
https://docs.google.com/open?id=0B9Ccd1URnalvMjhjOGMzMjQtNjEyOC00NDI0LTgzYWYtNGY5Zjc3YTdiNTA0 
7. Technische Universiteit Delft, Colleges voor Promoties. (2010). Promotiereglement. Retrieved 8-12-2011 from http://home.tudelft.nl/fileadmin/UD/MenC/Support/Internet/TU_Website/TU_Delft_portal/Onderzoek/
Promoveren/Promotiezaken/Reglementen_en_formulieren/doc/Promotiereglement_TUDelft_NL_2011_09.pdf
8. NWO, DANS. (2011). NWO-DANS datacontracten. Informatie voor projectleiders over het verplicht beschikbaar stellen van data uit onderzoek met steun vanuit de NWO subsidieprogramma’s Geesteswetenschappen en Maatschappij- en Gedragswetenschappen. Retrieved 8-12-2011 from 
http://www.nwo.nl/files.nsf/pages/NWOA_6PVA9J/$file/Informatiebrochure%20NWO-DANS%20Datacontracten_versie_maart_2011.pdf
9. NWO, DANS. (2011). NWO-DANS Datacontract. Retrieved 8-12-2011 from 
http://www.dans.knaw.nl/sites/default/files/datacontracten_hetcontract_jan_2011-2.pdf
10. DANS. (2011). Easy ondergaat testaudit ISO certificering. Retrieved 8-12-2011 from http://www.dans.knaw.nl/content/categorieen/nieuws/easy-ondergaat-testaudit-iso-certificering
11. Retrieved 8-12-2011 from 
http://assessment.datasealofapproval.org/seals/

Twitter
Loading..