Onder data beleid (data policy) verstaan we het geheel van procedures en richtlijnen dat binnen een instelling of samenwerkingsverband is ontwikkeld voor databeheer, archivering en het delen van onderzoeksdata. Het doel van dit soort beleid is het garanderen van de voordelen van het delen van data, terwijl tegelijkertijd de (mogelijke) risico's worden afgedekt. 

Instituten die zich met data bezig houden, hebben of ontwikkelen doorgaans een standpunt ten aanzien van data die zij zelf verzamelen of door derden laten verzamelen. Om een beeld te krijgen van een algemeen databeleid, staat hieronder een aantal voorbeelden:

• KNAW noemt overkoepelend data beleid een data notitie. Hier¹ vind je hun handvat voor het opstellen van zo'n beleidsdocument 
• DCC heeft op haar website links² naar ‘data policies’ van universiteiten in het Verenigd Koninkrijk geplaatst: UK institutional data policies  ²
• de Biotechnology and Biological Sciences Research Council (BBSRC – Verenigd Koninkrijk)³:  Data Sharing Policy
• de Science and Technology Facilities Council (STFC – Verenigd Koninkrijk)⁴: Scientific Data Policy
• Van o.a. het KNMI, het project European Climate Assesment & Dataset (ECA&D)⁵:  Data Policy 
• International Council for Science World Data System (ICSU WDS), World Data Center⁶ : Data Policy

Wat staat er grofweg in een data policy? 

Door het opstellen van een ‘data policy’ realiseert een instituut zich welke data belangrijk genoeg zijn om

1. duurzaam te bewaren
2. geschikt zijn voor Open Access toegang

Daarnaast regelt een instituut in de ‘data policy’ de wijze van opslag, omschrijven (metadataformaat), juridische voorwaarden en privacybescherming van respondenten.

Indien het instituut besluit niet zelf data op te slaan, bestaat de data policy uit de volgende onderdelen: 

1. een intentieverklaring dat onderzoeksdata zo snel mogelijk na creatie opgenomen zullen worden in daartoe aangewezen publieke repositories
2. de belofte dat de instelling zal voldoen aan (inter)nationaal erkende data- en uitwisselingsstandaarden      

3TU.Datacentrum heeft nog geen data policy. Het is een jong dataportal dat zich in eerste instantie gericht heeft op de infrastructuur. TUDelft heeft wel een promotieregelement⁷ waarin staat dat de promovendus zijn proefschrift bij TUDrepository gedeponeerd moet hebben vóórdat hij promoveert. Het ligt in de verwachting dat dit het komende decennium ook gaat gelden voor de onderliggende datasets. 

Onderzoekers die een NWO subsidie in de Geesteswetenschappen en Maatschappij- en Gedragswetenschappen toegekend krijgen, dienen een zogenaamd ‘datacontract’ met DANS af te sluiten om de bijbehorende onderzoeksdata duurzaam te archiveren en beschikbaar te stellen voor derden. Meer informatie over de procedure⁸ en een leeg datacontract vind je hier⁹. Dit contract bevat afspraken over het archiveren en beschikbaar stellen van de data via het online archiveringssysteem EASY van DANS en is bedoeld als kwaliteitswaarborg en om de toegankelijkheid van de data ook op de langere termijn te garanderen. Toegekende subsidies worden door NWO pas uitbetaald nadat er een datacontract tot stand is gekomen.

Data Seal of Approval 

Een data policy is een beleidsstuk van een instelling zelf. Daarnaast kun je jouw data portal ook nog laten keuren door derden en zodoende een datakeurmerk (Data Seal of Approval) krijgen. Het keurmerk is ontwikkeld door DANS. Elk data portal kan in aanmerking komen voor het datakeurmerk. Met zo'n keurmerk laat je zien dat je volgens derden een trusted digital repository bent, waarbij je er van verzekerd bent dat onderzoeksdata ook in de toekomst gevonden en gedeeld kunnen worden. Nog een stapje verder is het ISO 16363 certificaat 'Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories' . DANS doorloopt momenteel de aanvraag van het ISO 16363-certificaat voor het online archiveringssysteem EASY.¹⁰ 

Samenvattend gaat het om de volgende criteria waar onderzoeksdata aan moeten voldoen: 

• De onderzoeksdata zijn te vinden op het internet
• De onderzoeksdata zijn beschikbaar 
  (daarbij is rekening gehouden met privacy en intellectueel eigendom)
• De onderzoeksdata zijn beschikbaar in een bruikbaar formaat
• De onderzoeksdata zijn betrouwbaar
• De onderzoeksdata kunnen worden geciteerd
                  

Het datakeurmerk is gebaseerd op het zogeheten OAIS (reference model for an open archival system). Er zijn 16 richtlijnen waar je aantoonbaar aan moet voldoen en dat is een berg werk. 3TU.Datacentrum onderschrijft de richtlijnen van het DSA en OAIS, en heeft in januari 2013 het keurmerk ontvangen.

De richtlijnen geven wel een mooie check om te zien of je je systeem op orde hebt. De werkprocessen (beschrijf hoe je preserveert, wat je doet in geval van een calamiteit, hoe je omgaat met software/hardware en data migratie, hoe lang je toegang garandeert) zijn nog niet volledig omschreven. Wat wel omschreven is zijn de formaten waarvan je het minder waarschijnlijk acht dat die binnen korte tijd weer moeten worden gemigreerd. Dit is passend bij de fase waarin 3TU.Datacentrum zich bevindt. 

Hier¹¹ vind je een lijst van instellingen die al wel over een Data Seal of Approval beschikken. 

1. KNAW. (2011). Handvat voor het opstellen van een KNAW-datanotitie. Retrieved 8-12-2011 https://docs.google.com/open?id=0B9Ccd1URnalvMjhjOGMzMjQtNjEyOC00NDI0LTgzYWYtNGY5Zjc3YTdiNTA0 
2. DCC. (2011). UK institutional data policies. Retrieved 8-12-2011 from http://www.dcc.ac.uk/resources/policy-and-legal/institutional-data-policies
3. BBSRC Data Sharing Policy. Retrieved 8-12-2011 from http://www.bbsrc.ac.uk/web/FILES/Policies/data-sharing-policy.pdf
4. STFC Scientific Data Policy. Retrieved 8-12-2011 from http://www.stfc.ac.uk/Resources/pdf/STFC_Scientific_Data_Policy.pdf
5. ECA&D. (2011). Data Policy for ECA&D and E-OBS. Retrieved 8-12-2011 from http://eca.knmi.nl/documents/ECAD_datapolicy_v5.pdf
6.World Data System. (2010). WDS Data Policy. Retrieved 8-12-2011 from http://www.icsu-wds.org/organization/data-policy 
7. Technische Universiteit Delft, Colleges voor Promoties. (2010). Promotiereglement. Retrieved 8-12-2011 from http://home.tudelft.nl/fileadmin/UD/MenC/Support/Internet/TU_Website/TU_Delft_portal/Onderzoek/Promoveren/Promotiezaken/Reglementen_en_formulieren/doc/Promotiereglement_TUDelft_NL_2011_09.pdf
8. NWO, DANS. (2011). NWO-DANS datacontracten. Informatie voor projectleiders over het verplicht beschikbaar stellen van data uit onderzoek met steun vanuit de NWO subsidieprogramma’s Geesteswetenschappen en Maatschappij- en Gedragswetenschappen. Retrieved 8-12-2011 from http://www.nwo.nl/files.nsf/pages/NWOA_6PVA9J/$file/Informatiebrochure%20NWO-DANS%20Datacontracten_versie_maart_2011.pdf
9. NWO, DANS. (2011). NWO-DANS Datacontract. Retrieved 8-12-2011 from 
http://www.dans.knaw.nl/sites/default/files/datacontracten_hetcontract_jan_2011-2.pdf
10. DANS. (2011). Easy ondergaat testaudit ISO certificering. Retrieved 8-12-2011 from http://www.dans.knaw.nl/content/categorieen/nieuws/easy-ondergaat-testaudit-iso-certificering
11. Retrieved 8-12-2011 from http://assessment.datasealofapproval.org/seals/